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浅谈房产档案管理的对策
2016-05-03 18:02:44 来自:四川报道网 编辑:向经纬
作者     甘洛县房产管理所所长 毛阿衣
 
     近年来,随着城市建设的发展,旧城改造成为城市建设中一个十分重要的方面,房产档案管理在旧城改造中显得尤为重要,房地产业的档案是城市房地产各项活动的记录,一定程度上反映着城市的发展和历程,对于城市的研究和历史的变迁都是有很重要参考依据的,所以房地产档案管理工作是十分重要的,这不仅是房地产档案管理部门的工作,也是我国城市化发展的需要。档案管理工作最重要的原则是可靠、实事求是的记录。做好房产档案工作对稳定社会,解决民事纠纷,明确产权具有现实意义,同时做好房产档案工作有助于领导决策、研究房产政策,搞好房产管理。
 
     五大特点 档案管理考专业
 
     法律性。房产档案是除房产权属证书外法律认可的,是确认房产权利归属,鉴证房产权属处置的唯一有效证明。
 
     社会性。随着知识经济的发展,社会经济生活将全面走向信息化。房产档案作为一种真实的记录,客观地反映了房地产经济运行的真象,记录了一个个房地产项目建设的过程。
 
     动态性。房产档案形成后,房产权属和房产情况并不是固定不变的,随着产权人的变化、房屋的损坏倒塌,城市的建设发展,房地产市场的活跃,房屋的买卖、交换、继承、赠与、析产等权属转移不断发生,房产权属处于不断转移和变更之中,这样房产权属衍生的房产档案也不断随之而变化。
 
     区域垄断性。房产管理部门是本地房产唯一管理部门,处于对本地区房产档案的独占和垄断地位。
 
     服务多元化。房产档案的服务不单纯是某一项的服务,而应该是所有信息的全部批露,是一种全方位、多元化的服务模式。房产档案网站作为一种纽带和桥梁,是实现这一多元化服务的有效手段。我们应充分利用这一点,为利用者提供一个交流平台。
 
     “八方法、四原则” 收集整理讲规律
 
     归档的八个方法。1、分类。按照“一案一卷或数卷”的原则,将不同案由的文件材料分成不同的案卷,每办理一宗案 (如进行一次产权登记、办理一次代管或托管等) 所形成的材料立一个卷;2、去钉取齐;3、卷内文件排列;4、编制档号。归档的每一份文件材料都要在首页的上方空白处加盖“档号章”;5、填写卷内文件目录。房地产档案的卷内文件目录分固定式与非固定式两种;6、填写档案袋封面项目和封底备考表;7、装袋入盒;8、填写档案盒封面和脊背项目。
 
     文件排列四原则。1、结论性材料在前,依据性材料在后;2、审批材料在前,申报材料在后;3、外文材料,译文在前,原文附后;4、其他在办案过程中形成的材料,按内容的重要程度或时间先后排列。
 
     谈现状找问题 清除管理弊病
 

     目前,在旧城改造中我国的房产档案管理存在的问题较多,主要体现在:我国房产档案由于收集时间不同、标准不同等原因造成了档案存在差异;在实际收集过程中,档案管理人员素质与专业水平的差异也导致了房产档案中存在错误或其他问题。这些问题严重影响了我国房产档案管理开展,造成了档案查阅与利用的困难。而且,在房产档案中还存在许多不合格材料的现象。这是由于档案收集初期工作人员专业水平或工作失误造成了不合格材料的归档。而后期的复核或使用中缺乏相应的纠正,造成不合格材料长期存在的现状。
 
     我国房产档案管理形式较为单一,其内容以文字和图标构成。这一现状使得我国房产档案管理中缺乏相应的高科技技术,造成了传统纸张档案管理成本高、查找困难、不利于数字化发展等问题。这一现状直接或间接地影响了我国房产规划、相关经济活动的开展,甚至造成不必要的房产纠纷。针对这样的情况,我国房产档案管理工作应从档案管理形式的改革入手,针对存在的问题进行相应解决,以此促进我国房产管理工作的开展,促进相关经济活动的开展。
 
     对症下策 优化房产档案管理
 
     加强房产档案的基础业务工作。1、做好房产档案的收集工作。房产档案来源分散、渠道多元,要求房产档案管理部门必须及时广泛地收集房产文件材料;2、做好房产档案的整理工作。首先,房产档案管理部门必须对所收集的档案资料进行筛选整理,严格把关,并对重要的材料进行正确的保护管理。其次,必须严格按照档案管理规则,对所收集的档案材料科学分类、合理排列、整齐装订。另外,为了使房屋状况在房产档案中更真实、更直观地表现出来,房产档案中最好附有房产照片,与原房产材料一并保存;3、做好房产档案的编目工作。编目是否科学,直接关系到房产档案的科学管理和开发利用。为了适应房产档案动态管理的需要,应解决档案管理动而不乱的问题。
 
     通过开发利用房产档案信息,促进档案管理工作。房产档案管理的目的是为了档案信息能够为其他的工作提供依据,当然准确的信息同时也能促进档案管理工作的发展。档案信息的管理是为了方便查询,所以通过资料的收集然后记录成为档案,然后提供给相关工作人员使用。目前我国正在大力的推广实施信息化管理,档案工作也不例外,档案管理进入新阶段。
 
     加快房产档案信息化建设进程。提高对房产档案管理信息化建设的认识。以计算机及档案管理软件等管理应用为主,利用计算机、缩微机、扫描仪等对档案进行检索、存储和管理,是档案管理手段发展的必然趋势。运用现代信息处理技术管理房产档案,必将极大地提高房产档案资源的开发能力和利用效率,促进房产档案管理整体水平提高。
 
     掌握房产档案特点,拓宽档案收集渠道。房产档案通常分为几大类,每一类别的内容都参差不齐。在行政审批过程中,审批时间长,一旦出现问题,档案管理就会出现问题。目前我国音频文件档案数量少,并没有得到管理上的重视。但是为了保证档案资料的齐全,档案管理人员应该熟练的掌握各种管理手段和程序流程,对于所拥有的档案资料都必须十分了解。
 
     制定规范,及时进行立卷制度建设。档案管理制度通常与阅览制度、外借制度、复制制度等相结合。针对这样的情况,不同的人能够接触的档案级别都要有所区分,不同的档案制定不同的审批手续,保证档案的保密性,防止泄密事件的发生,保护档案的安全和完整。这需要各类规章制度的完善,同时在实践的过程中不断进行完善。
 




 
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